Chuyển đổi số nhân sự: 'Nút thắt' không nằm ở phần mềm

Chú thích ảnh — Doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nhiều lao động vào những tháng cuối năm.

Công nghệ chưa chạm tới doanh nghiệp

Chuyển đổi số trong nhân sự nhiều năm qua đã được nhắc đến như một xu hướng tất yếu, nhưng khi triển khai vào thực tế lại gặp nhiều trở ngại. Ở nhiều công ty, phần mềm quản trị nhân sự được mua, hệ thống dữ liệu được thiết lập nhưng quy trình làm việc cũ vẫn giữ nguyên, khiến công việc không những không giảm mà còn tăng gấp đôi.

Tại một công ty chuyên sản xuất linh kiện ô tô trong Khu chế xuất Tân Thuận (TP Hồ Chí Minh), chị Minh Thy, quản lý nhân sự công ty này cho biết, công ty đã có phần mềm HRM từ ba năm trước nhưng mọi hồ sơ vẫn phải lưu song song bằng giấy. Mỗi tháng, bộ phận HR phải xử lý hàng chục hồ sơ nghỉ việc, tuyển mới, đánh giá thử việc, chấm công, phúc lợi… nhưng dữ liệu nhập trên phần mềm chỉ để “đối chiếu”, còn quyết định cuối cùng vẫn dựa trên giấy.

“Ngày xưa làm tay thì vất vả, nhưng giờ có phần mềm mà vẫn phải làm tay vì sợ sai. Thành ra vất vả gấp đôi”, chị Minh Thy cho biết thêm.

Tại công ty TNHH Hanwan ở phường Tân Bình, chị Nguyễn Hà, nhân viên HR của công ty này cho biết, doanh nghiệp muốn số hóa nhưng do tiết kiệm chi phí nên lựa chọn phần mềm giá rẻ, chức năng hạn chế, không kết nối với hệ thống chấm công và tính lương khiến nhân viên phải nhập dữ liệu thủ công hai lần.

Bên cạnh đó, lãnh đạo công ty vẫn quen quản lý theo cảm tính, “thích nhìn mặt để giao việc” nên các báo cáo công nghệ chỉ mang tính hình thức. “Sếp vẫn tin vào giấy tờ hơn là phần mềm, thành ra hệ thống số hóa chỉ để trình bày”, chị Hà chia sẻ.

Tương tự, ông Nguyễn Trọng Đại, Giám đốc nhân sự Công ty giấy Đại Thành cho biết, khi chuyển đổi số, doanh nghiệp gặp khó ở khâu tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm. Hồ sơ trên mạng xã hội việc làm, nền tảng tuyển dụng tuy phong phú nhưng thông tin thiếu xác thực.

“Nhiều hồ sơ rất đẹp, chức danh hoành tráng, nhưng khi vào việc thì năng lực thực chỉ đạt khoảng 40%. Muốn xác minh nơi làm cũ cũng khó vì các công ty thường không chia sẻ dữ liệu nhân sự với nhau”, anh Trọng Đại cho biết thêm.

Theo báo cáo của Công ty ABeam Consulting, dù có 68% doanh nghiệp Việt dự kiến đầu tư hệ thống quản trị nhân sự (HRIS) nhưng phần lớn vẫn quản lý bằng Excel, dữ liệu phân tán và thiếu liên kết. Điều này khiến công nghệ không phát huy vai trò hỗ trợ mà trở thành gánh nặng. Những câu chuyện này cho thấy, vấn đề lớn nhất không nằm ở việc thiếu công nghệ mà ở việc con người chưa thay đổi cách làm việc, quy trình chưa được tái cấu trúc, dữ liệu chưa được chuẩn hóa và lãnh đạo chưa trao quyền đầy đủ cho hệ thống vận hành số.

Đổi tư duy để phục vụ con người

Bài toán chuyển đổi số trong quản trị nhân sự cần nhìn từ góc độ chiến lược. Theo báo cáo của World Bank, 63% doanh nghiệp Đông Nam Á gặp khó khi tuyển dụng nhân sự có kỹ năng phù hợp. Cùng với đó, tỷ lệ nhảy việc tại Việt Nam duy trì ở mức 20-25% mỗi năm, cao nhất ở nhóm nhân sự trẻ. Điều này cho thấy giữ người không chỉ nằm ở lương hay phúc lợi, mà ở môi trường làm việc, văn hóa và cơ chế phát triển nghề nghiệp.

Để giải bài toán ứng dụng công nghệ số trong quản lý nhân sự, chị Vân Hoàng, đại diện ABeam Consulting cũng đề xuất, doanh nghiệp có thể ứng dụng mô hình HR Portfolio. Đây là mô hình coi con người là tài sản đầu tư. Thay vì chỉ lưu hồ sơ và đánh giá KPI, doanh nghiệp chỉ cần xây dựng hệ thống dữ liệu trung tâm về kỹ năng, năng lực, chi phí đào tạo và kế hoạch kế thừa. Đây không phải phần mềm mà là cách tổ chức lại tư duy quản trị nhân sự.

Theo đó, một số tổ chức tại Việt Nam cũng đã cho thấy hiệu quả khi sử dụng mô hình này. Ví du như Ngân hàng Techcombank ứng dụng dữ liệu nhân sự để dự báo nhu cầu năng lực, từ đó quy hoạch kế thừa bài bản và giảm 30% tỷ lệ nghỉ việc ở nhóm nhân viên trẻ. Công ty JUKI Việt Nam triển khai chương trình “Smart Factory HR”, chuẩn hóa dữ liệu của 5.000 nhân viên theo thời gian thực cùng hệ thống SAP SuccessFactors, giúp giảm sai sót và tăng tính minh bạch trong đánh giá...

"Tương lai của HR nằm ở sự kết nối giữa con người - dữ liệu - chiến lược. Người làm nhân sự không còn chỉ là người xử lý hồ sơ, mà là người dẫn dắt thay đổi, sử dụng dữ liệu để dự báo nhu cầu nhân lực và phát triển đội ngũ", chị Hoàng Vân cho biết thêm.

Với góc nhìn quản trị nhà nước, PGS.TS Trần Văn Minh, chuyên gia hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia cho rằng, chuyển đổi số chỉ hiệu quả khi đi cùng cải cách quy trình. Nếu chỉ đưa phần mềm vào quy trình cũ thì không khác nào đem xe hơi chạy đường ruộng. Trước khi số hóa, phải chuẩn hóa quy trình, phân định rõ trách nhiệm, đào tạo người sử dụng và đặc biệt là tạo niềm tin vào dữ liệu. Công nghệ chỉ là phương tiện, con người mới là lực kéo. Để chuyển đổi số hiệu quả, doanh nghiệp nên thực hiện chuyển đổi số theo từng giai đoạn, thử nghiệm ở một phòng ban, sau đó mở rộng dựa trên phản hồi và điều chỉnh thực tế thay vì triển khai ồ ạt.

Theo Hiệp hội Doanh nghiệp TP Hồ Chí Minh, sau sáp nhập địa giới hành chính, nhiều hồ sơ đăng ký kinh doanh và đất đai bị chậm xử lý do phần mềm hành chính công lỗi, nhân sự mỏng và thao tác thiếu đồng bộ. Tỷ lệ trễ hạn hồ sơ lên đến 41%, cho thấy ngay cả khu vực công, nơi chuyển đổi số được ưu tiên mạnh mẽ – cũng không thể thoát khỏi tình trạng “phần mềm không đi cùng con người”.

Vì vậy, việc chuyển đổi số trong quản trị nhân sự không phải là câu chuyện phần mềm mạnh hay yếu mà là câu chuyện tổ chức lại cách doanh nghiệp quản trị con người. Công nghệ chỉ thực sự có giá trị khi nó giúp giảm gánh nặng, nâng năng suất và tạo môi trường làm việc minh bạch, thay vì khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn. Muốn chuyển đổi số thành công, điều cần thay đổi trước tiên chính là tư duy và niềm tin vào dữ liệu.

Nguồn: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm