Số hóa dữ liệu: Nâng cao tiện ích, bảo mật và giá trị tri thức của Bắc Ninh

Số hóa dữ liệu không chỉ là câu chuyện về chuyển đổi phương thức lưu trữ, mà là bước tiến chiến lược trong quản trị tri thức của chính quyền hiện đại. Tại Bắc Ninh, công cuộc số hóa kho lưu trữ lịch sử đang mang lại hiệu quả rõ rệt: hơn 3,6 triệu trang tài liệu được chuyển thành dữ liệu điện tử, giúp người dân, tổ chức dễ dàng tra cứu, giảm thời gian xử lý hàng chục lần, đồng thời nâng cao tính bảo mật và giá trị pháp lý. Từ một kho hồ sơ giấy cồng kềnh, Bắc Ninh đã và đang kiến tạo một “kho tri thức số” – nền tảng phục vụ cho chính quyền điện tử, kinh tế số và xã hội số trong kỷ

Nếu như trước đây, việc tra cứu một hồ sơ cá nhân, một quyết định hành chính hay dữ liệu học sinh tốt nghiệp mất hàng giờ lục tìm trong kho giấy thì nay chỉ cần vài từ khóa, vài phút thao tác là hệ thống đã trả kết quả chính xác, đầy đủ và có giá trị pháp lý. Trường hợp của chị Nguyễn Thị Thu Hương, giáo viên Trường THCS Ngô Sĩ Liên là ví dụ tiêu biểu: Với câu lệnh tìm “Quyết định kết thúc tập sự của chị Nguyễn Thị Thu Hương”, hồ sơ từ năm 1993 được truy xuất trong chưa đầy ba phút. Hay như chị Phạm Thị Ngọc Hà, giáo viên Trường THCS Ngọc Sơn, đã dễ dàng tìm lại danh sách học sinh tốt nghiệp giai đoạn 1969–1985 chỉ trong vài thao tác tra cứu. 

Từ năm 2022 đến 2024, Sở Nội vụ Bắc Ninh đã phối hợp với đơn vị tư vấn triển khai phần mềm Quản lý kho lưu trữ điện tử, hoàn thiện các tính năng nhập liệu, tra cứu, phân quyền truy cập và giám sát thay đổi. Hơn 31.300 hồ sơ, tương đương 3,3 triệu trang tài liệu A4 đã được số hóa, chủ yếu là văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và các sở, ngành trong giai đoạn 1948–2014. Mỗi năm, trung bình hơn một triệu lượt độc giả truy cập hệ thống, với 1.500 lượt khai thác hồ sơ trực tuyến, minh chứng cho hiệu quả ứng dụng thực tiễn của kho lưu trữ điện tử.

Theo ông Đặng Quang Sơn, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1, công nghệ số hóa giúp rút ngắn thời gian tra cứu 20–30 lần so với trước đây, đồng thời đảm bảo tính bảo mật nhờ kiểm soát truy cập, phân quyền người dùng và ghi nhận lịch sử thay đổi. “Mỗi tài liệu được tìm thấy không chỉ là một văn bản hành chính, mà còn là một phần ký ức được bảo tồn, một giá trị pháp lý được khôi phục và một minh chứng cho hiệu quả của chuyển đổi số”, ông Sơn nhấn mạnh.

Xây dựng kho tri thức số – bảo tồn giá trị

Đề án số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ là cải tiến phương thức làm việc mà là bước chuyển mô hình từ “lưu trữ truyền thống” sang “quản trị tri thức hiện đại”. Từ kho tài liệu rời rạc, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 đã hình thành hệ sinh thái dữ liệu liên thông, nơi mỗi văn bản, nghị quyết, công văn, hồ sơ công chức được gắn thẻ, liên kết theo thời gian, cơ quan ban hành, lĩnh vực và chủ đề. Việc xây dựng “Kho Lưu trữ tri thức” giúp người dùng khai thác thông tin theo ngữ cảnh, mở ra khả năng phân tích, thống kê và ứng dụng dữ liệu cho nhiều mục tiêu: hành chính, nghiên cứu, giáo dục, văn hóa và pháp lý.

Tuy nhiên, hành trình số hóa cũng đối mặt với không ít thách thức. Một số tài liệu có thời gian lên đến hàng chục năm, tình trạng vật lý xuống cấp khiến quá trình quét, nhận dạng và hiệu chỉnh dữ liệu gặp khó khăn. Nhiều văn bản không có trích yếu, thể thức không thống nhất, đòi hỏi xử lý nghiệp vụ tốn thời gian. Bên cạnh đó, việc phê duyệt quy trình, thẩm định và nghiệm thu sản phẩm số hóa theo quy định hiện hành cũng kéo dài, ảnh hưởng tiến độ. Mặt khác, do máy chủ lưu trữ đặt tại Sở Khoa học và Công nghệ, nên khi đường truyền gặp sự cố, việc khai thác tạm thời bị gián đoạn. Đến nay, tỷ lệ tài liệu được số hóa mới đạt khoảng 75% tổng tài liệu bảo quản tại kho (tính đến năm 2020), trong khi mỗi năm Trung tâm vẫn tiếp nhận thêm khối lượng lớn tài liệu mới.

Nhằm khắc phục hạn chế này và tiếp tục mở rộng quy mô, UBND tỉnh Bắc Ninh đã phê duyệt Đề án “Số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2025–2029” với tổng kinh phí khoảng 23 tỷ đồng, mục tiêu số hóa thêm 3,8 triệu trang A4 tài liệu hành chính của UBND tỉnh và các sở, ngành. Đây là bước đi quan trọng để hoàn thiện toàn bộ kho dữ liệu hành chính số của tỉnh, tiến tới mô hình “Chính quyền điện tử – lưu trữ điện tử – phục vụ công dân điện tử.”

Theo kế hoạch, Sở Nội vụ sẽ chủ trì triển khai, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và bảo mật dữ liệu. Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 chịu trách nhiệm lựa chọn đối tác công nghệ uy tín, tổ chức các tổ số hóa chuyên biệt, đồng thời đẩy mạnh truyền thông hướng dẫn công dân khai thác dữ liệu số hóa. Tính đến giữa năm 2025, Trung tâm đã số hóa hơn 330.000 trang tài liệu của UBND tỉnh và các sở: Giáo dục & Đào tạo, Khoa học & Công nghệ, tạo tiền đề cho giai đoạn tiếp theo.

Điểm nổi bật của mô hình Bắc Ninh là tích hợp hạ tầng lưu trữ số với bảo mật phân quyền đa tầng. Hệ thống không chỉ cho phép tra cứu nhanh mà còn theo dõi nhật ký truy cập, phát hiện bất thường và bảo vệ dữ liệu gốc tuyệt đối. Đây là tiêu chí quan trọng trong bối cảnh Chính phủ đang thúc đẩy Chiến lược Dữ liệu quốc gia đến năm 2030, yêu cầu các địa phương chuyển đổi mô hình lưu trữ từ “giữ tài liệu” sang “quản trị tài sản dữ liệu”.

Từ góc nhìn rộng hơn, Bắc Ninh đang định hình một mô hình lưu trữ thông minh, nơi dữ liệu quá khứ trở thành tài nguyên cho tương lai. Khi các văn bản lịch sử được số hóa, liên kết và bảo mật, chúng không chỉ phục vụ công tác hành chính, mà còn tạo nền tảng cho các ứng dụng phân tích, dự báo, nghiên cứu chính sách và giáo dục lịch sử địa phương.

Nhìn tổng thể, dự án số hóa lưu trữ của Bắc Ninh thể hiện cách tiếp cận bền vững trong chuyển đổi số, không chỉ “chuyển giấy thành dữ liệu”, mà “chuyển tài liệu thành tri thức, tri thức thành giá trị”. Khi toàn bộ quá trình lưu trữ, tra cứu và quản lý hồ sơ được tự động hóa, minh bạch, Bắc Ninh không chỉ bảo tồn ký ức hành chính của địa phương mà còn kiến tạo nền tảng dữ liệu cho một chính quyền thông minh, phục vụ người dân và doanh nghiệp hiệu quả hơn trong kỷ nguyên số./.

Trung tâm Truyền thông KH&CN

Nguồn: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm