Nỗ lực đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy

Khối lượng công việc rất lớn

Những ngày này, khối lượng công việc của các lưu trữ viên ở Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh (số 56 Nguyễn Thiện Thuật, phường Tân Tiến, TP. Nha Trang) rất lớn. Người liên tục lấy hồ sơ phục vụ khai thác; người thận trọng xếp từng tờ giấy dó để cắt phục vụ bồi nền tài liệu lưu trữ; người tra tìm tài liệu phục vụ cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ trực tuyến. Các nhân sự còn lại đều được huy động đi hướng dẫn chỉnh lý, sắp xếp tài liệu.

Đoàn công tác của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước khảo sát tại phường Tân Tiến, tháng 3-2025.

Tại phường Tân Tiến, tuy có bố trí kho riêng để lưu trữ tạm hồ sơ tài liệu nhưng khối lượng cần kiểm kê để chuyển kho chờ bàn giao cũng rất lớn, trong khi công chức phường không thành thạo nghiệp vụ này. Theo báo cáo của Phòng Nội vụ TP. Nha Trang, cuối năm 2024, các phòng, ban của thành phố làm việc tại khu liên cơ phải di dời trụ sở để bàn giao mặt bằng xây dựng Trung tâm Hành chính TP. Nha Trang. Trừ hồ sơ đã chỉnh lý được sắp xếp trên các kệ, giá, những hồ sơ, tài liệu còn lại đang được đóng bao, đóng thùng, lưu trữ ở nhiều nơi. Đa số công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ, chưa nắm rõ chuyên môn, nghiệp vụ nên việc quản lý, lưu trữ hồ sơ chưa đảm bảo quy định. Tuy UBND cấp huyện có trách nhiệm bố trí kho để tập kết, bảo quản tài liệu nhưng sau khi kết thúc hoạt động cũng không thể quản lý các kho này, cũng như không thể bố trí kinh phí duy trì bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu.

Bà Võ Thị Thúy Nga - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cho biết, hiện nay, Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa có kho chuyên dụng, được tỉnh bố trí kho tạm tại số 56 Nguyễn Thiện Thuật với diện tích 279m². Trung tâm đã số hóa được 62.154 file tài liệu phông UBND tỉnh (từ tháng 7-1989 đến năm 1996), 59.615 file tài liệu phông Ban Thi đua khen thưởng tỉnh; đang bảo quản 163 phông tài liệu với hơn 1.256m giá tài liệu, tương đương 43.539 hồ sơ, tài liệu giấy có giá trị vĩnh viễn. Đến nay, Lưu trữ lịch sử tỉnh không còn diện tích để tiếp nhận hồ sơ tài liệu nộp lưu, nên rất cần được tỉnh quan tâm bố trí thêm kho lưu trữ đáp ứng nhu cầu lưu trữ tập trung khối tài liệu sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Các cơ quan cấp tỉnh cũng còn rất nhiều hồ sơ từ năm 2016 trở về trước chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, đang đóng gói, lưu trữ tại lưu trữ cơ quan. Ở cấp huyện, tài liệu của các đơn vị đã sáp nhập đang để tích đống, lưu tại các kho, phòng làm việc; một số huyện chưa bố trí được nơi lưu trữ tập trung. Sau khi kết thúc hoạt động của cấp huyện, việc lưu trữ tập trung còn gặp khó khăn về kinh phí duy trì, bảo vệ kho và nhân lực phục vụ khai thác tài liệu sau sắp xếp do chưa được chỉnh lý. Ở cấp xã, tình hình cũng tương tự. Toàn tỉnh mới có 12/129 xã, phường, thị trấn đã chỉnh lý tài liệu hoàn chỉnh.

Nỗ lực thực hiện nhiệm vụ

Tháng 3-2025, đoàn công tác của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) đã làm việc tại Khánh Hòa về việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. Sau khi khảo sát thực tế, đoàn đánh giá, khó khăn của Khánh Hòa là tình hình chung của nhiều địa phương trên cả nước. Đoàn đã hướng dẫn xây dựng phương án quản lý, xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu, cơ sở dữ liệu trước, trong và sau khi sắp xếp đơn vị hành chính; hướng dẫn thống kê, đóng gói, niêm phong, bàn giao tài liệu, khoanh vùng dữ liệu trên hệ thống và biện pháp đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ, bảo mật thông tin…

Kho lưu trữ tại số 56 Nguyễn Thiện Thuật đã hết chỗ trống.

Ông Võ Chí Vương - Giám đốc Sở Nội vụ cho biết, sở đã đề xuất Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiếp tục hướng dẫn, tháo gỡ vướng mắc cho tỉnh. Đồng thời, tham mưu UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 04, ngày 10-4-2025 về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính. Theo đó, tài liệu, cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Cơ quan, tổ chức đóng phông lưu trữ của đơn vị mình kể từ ngày kết thúc hoạt động; không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về sắp xếp tổ chức bộ máy có hiệu lực. Trước, trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính, tài liệu, cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp. Nghiêm cấm chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu; làm hỏng, phân tán, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy phải được thực hiện đúng quy định. Thực hiện nghiêm quy định về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật thông tin tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu khi thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản... 

NGUYỄN VŨ

Nguồn: https://baokhanhhoa.vn/xa-hoi/202504/no-luc-dam-bao-cong-tac-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-0f55d28/